Kasse- og Regnskabsregulativ

1.1 Lovgrundlag

Kasse- og Regnskabsregulativet er Næstved Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring og værdier.
Regelsættet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 6 om, at:

"Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft."

Regelsættet beskriver også grundlaget for Økonomiudvalgets ansvar for indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. styrelseslov og styrelsesvedtægt.

Følgende regelsæt ligger til grund for regulativet:
Lov om kommunernes styrelse
Styrelsesvedtægt for Næstved Kommune
Social- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om Kommunernes Budget- og Regnskabsvæsen, revision m.v.
Social- og Indenrigsministeriets ”Det kommunale budget- og regnskabssystem”

1.2 Formål

Formålet med regelsættet er at sikre:
tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi og værdier
en korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen
en præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar
et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko

1.3 Uddybende bilag

Regelsættet beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Det suppleres af uddybende bilag m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Ansvarlig redaktør fremgår af de enkelte bilag, ligesom det af det enkelte bilag fremgår, hvilket afsnit det enkelte bilag refererer til i det overordnede Kasse- og regnskabsregulativ

1.4 Gyldighedsområde

Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed.

Såfremt kommunen varetager regnskabsmæssige opgaver for selvstændige virksomheder, skal det fremgå af aftalegrundlaget med disse, i hvilket omfang regelsættet også gælder disse virksomheder.

Centerchefen for Center for Koncernservice er ansvarlig for at indarbejde de relevante betingelser i aftalegrundlaget.

Fortegnelse over såvel selvejende virksomheder med og uden overenskomst samt alle kommunens øvrige virksomheder findes i Center for Koncernservice.

1.5 Lovpligtig revision

Team Finans og Opkrævning underretter revisor om, hvor det ajourførte Kasse- og regnskabsregulativ med bilag findes.

Centerchefen for Center for Koncernservice har ansvaret for, at der udfærdiges et revisionsregulativ, som skal godkendes af Byrådet.

Team Finans og Opkrævning udarbejder retningslinjer for besøgsrapporter og beretninger fra revisionen.

Bilag 1.5 - Revisionsregulativ
Bilag 1.5.1 - Besøgsrapporter og beretninger fra revisionen

2.1 Ajourføring

Center for Koncernservice er ansvarlig for at vedligeholde regelsættet og fremsætte begrundede forslag til ændringer heri.

Ændringer til regelsættet skal gennem Økonomiudvalget forelægges Byrådet til godkendelse.

Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan godkendes af Centerchefen for Center for Koncernservice. Ved ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., kan konsekvensrettelser ligeledes godkendes af Centerchefen for Center for Koncernservice.

Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag samt nye bilag til regelsættet alene godkendes af Centerchefen for Center for Koncernservice.

2.2 Information

Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet + bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft.

Organisationen skal informeres ved nye eller opdaterede bilag, således at alle relevante parter ved, at der er nye retningslinjer, som skal indarbejdes i eksisterende arbejdsrutiner.

Metoden for sådanne informationer fastlægges af Team Finans og Opkrævning.

3.1 Generelt

Byrådet fastsætter den overordnede styring af kommunen. Styringsmodellen skal sikre overblik og indsigt i ressourceforbruget i relation til den kommunale serviceproduktion, men også sikre procedurer for budgetoverholdelse, hvis budgetforudsætningerne ændres. Desuden beskrives regler for at overføre over- eller underskud til næste budgetår.

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien styres i Næstved Kommune

3.3 Intern revision

Næstved Kommunes interne revision er placeret i Team Finans og Opkrævning og understøtter:

Ledelsen i forhold til de væsentligste økonomiske forretningsgange
Den eksterne revisions arbejde.
Effektive og hensigtsmæssige forretningsgange
Tilsynet med centre og virksomheder i forhold vedtagne forretningsgange

Bilag 3.3 - Intern revision

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der hvert år inden 1. april udarbejdes budgetstrategi for det kommende års budgetlægning. Budgetstrategien skal sikre, at budgetprocedure og budgetindhold respekterer såvel centrale myndighedskrav som kommunens eget behov.

Kommunens egne krav til budgetprocessen er beskrevet i

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved

Centerchefen for Center for Koncernservice forelægger, efter indstilling fra Direktionen, et oplæg til budgetstrategi for Økonomiudvalget og påser, at udvalg og centre overholder budgetstrategiens bestemmelser.

5.1 Generelt

Det af Byrådet godkendte budget definerer rammerne for næste års forvaltning.

Bevillingerne skal overholdes. Der kan ikke gives ufinansierede tillægsbevillinger. Har et udvalg behov for højere budget til en aktivitet, skal udvalget finansiere det ved at reducere en anden aktivitet (kompenserende besparelse).

Alle sager med et økonomisk indhold, der forelægges for politikerne, skal have en økonomipåtegning. Økonomipåtegningen skal forholde sig til om de økonomiske konsekvenser er beskrevet i sagen og om sagen overholder de økonomiske spilleregler.

Bilag 5.1 - Økonomipåtegninger

5.2 Bevillingsniveau

Bevillingsniveauet er politikområder.

Det indebærer, at det fagudvalg, som er ansvarlig for et bestemt politikområde, har adgang til at foretage omfordelinger indenfor politikområdets samlede budget, og så længe budgettets forudsætninger er overholdt.

5.3 Budgetkontrol

Der skal udarbejdes budgetkontrol tre gange årligt. Det sker pr. 1/3, pr. 1/5 og pr. 1/9, til politisk forelæggelse måneden efter. Budgetkontrollen skal dække alle konti. Bevillingerne skal overholdes. Det betyder, at hvis der forventes merudgift på en af udvalgets aktiviteter, skal der findes kompenserende besparelser på en anden aktivitet.

Budgetkontrollen skal behandles samlet i Direktionen, hvorefter den behandles i fagudvalgene, Økonomiudvalget samt Byrådet.

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved

5.4 Løbende budgetstyring

Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hvert af kommunens indsats- og aktivitetsområder.

De ansvarlige for at styre budgettet (budgetansvarlige) er Virksomhedslederne og Centercheferne.

Centercheferne har pligt til løbende at holde tilsyn med virksomhedernes økonomistyring.

Alle budgetbeløb er, via kontoplanen, entydigt henført til enten en virksomhedsleder eller en centerchef, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Budgetansvarlige skal lave budgetopfølgning minimum 8 gange årligt.

På Børn og ungeområdet og på Voksen/handicap samt Psykiatri skal der laves budgetopfølgning 11 gange årligt, juli måned er undtaget.

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved

5.5 Budgetopfølgning

I Næstved Kommune udføres budgetansvaret som hovedregel som en integreret del af budgetopfølgning, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn (stikprøver). Det betyder at budgetansvaret bliver udført sammen med budgetopfølgningen og ikke i forbindelse med bogføringen.

Det er forudsat, at den budgetansvarlige har fuldt kendskab til forretningsgange i relation til ”Regelsæt for budgetansvar, attestation og bogføring” og løbende er ført ajour hermed. Regelsættet beskriver ansvar og opgaver for den budgetansvarlige person.

Budgetansvaret ligger hos Centerchefer og Virksomhedsledere og kan ikke uddelegeres.

Den budgetansvarlige skal kunne dokumentere sit tilsyn.

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved
Bilag 7.1 - Budgetansvar, attestation og bogføring

5.6 Overførselsadgang

Virksomheder har lov til at overføre over- eller underskud på 2% af bruttobudgettet. Større overskud end 2% overføres ikke automatisk til næste år, mens det fulde underskud altid overføres også selvom det overstiger de tilladte 2%. Ved større underskud end 2% skal virksomheden udarbejde en handleplan til nedbringelse af underskuddet. Handleplanen skal godkendes af fagudvalget.

Virksomheder omfattet af regionens rammeaftale på det specialiserede socialområde, har lov til at overføre overskud på op til 5%.

På Centerchefernes område overføres underskud altid til næste år, mens overskud kan ansøges overført til næste år. Det er byrådet der beslutter om overskud kan overføres. På hele politikområdet arbejdsmarked og på den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsudgifter overføres hverken over- eller underskud.

Bilag 3.1 - Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved

5.7 Tillægsbevillinger

Der gives ikke ufinansierede tillægsbevillinger. Er der behov for en tillægsbevilling, skal denne indeholde beskrivelse af en tilsvarende besparelse/øget indtægt inden for fagudvalgets område.

6.1 Generelt

Regnskabsåret følger kalenderåret.

Social- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse herunder hvilke oversigter der skal udarbejdes i forbindelse hermed.

Center for Koncernservice er ansvarlig for, at der inden udgangen af november måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for det kommende års regnskabsaflæggelse.

Regnskabet aflægges snarest efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år.

Bilag 6.1 - Regnskabsafslutning, forretningsgange

6.2 Kommunens årsberetning

Næstved Kommune har valgt at aflægge regnskabet i et samlet regnskabsmateriale.

Dvs. et regnskab bestående af en årsberetning med en generel beskrivelse af aktiviteterne i form af generelle og specielle bemærkninger resultatopgørelse, balance, finansieringsoversigt og noter.
Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer jf. Social- og Indenrigsministeriets regler derom.

6.3 Anlægsregnskaber

Der er udarbejdet retningslinjer for oprettelse og aflæggelse af anlægsregnskab, med det formål at opnå ensartethed i forbindelse med oprettelse, styring, aflæggelse og arkivering af et anlægsregnskab. Desuden præcisere retningslinjerne, hvilke dokumenter et anlægsregnskab skal indeholde.

Retningslinjerne er gældende for alle anlægsregnskaber uanset beløbsstørrelse

Bilag 6.3 - Anlægsregnskab, oprettelse og aflæggelse

6.4 Registrering af anlægsaktiver

Næstved Kommunes regler for indregning og måling af materielle og immaterielle aktiver er beskrevet i et bilag som godkendes i Byrådet.

Bilag 6.4 - Anlægsaktiver, praksis for registrering

7.1 Generelt

Ud over at leve op til de lovmæssige fastsatte krav arbejder kommunen for at synliggøre de faktiske omkostninger ved produktionen/leveringen af en given ydelse.

Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.

Bilag 7.1 - Budgetansvar, attestation og bogføring

7.2 Bogføringsgrundlag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af godkendte originale regnskabsbilag, primært elektroniske bilag.

Godkendelsen er dokumentation for, at der er udført følgende kontroller:

• Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
• Mængde, kvalitet og pris er korrekt

Center for Koncernservice er ansvarlig for at udarbejde Regelsæt for budgetansvar, attestation og bogføring, som skal godkendes i Økonomiudvalget.

Hovedreglen er, at kommunens regnskabsbilag kommer elektronisk. Alle E-fakturaer bliver automatisk arkiveret elektronisk.

Bilag, der ikke er kommet elektronisk, skal være forsynet med tilstrækkelige oplysninger til en entydig identifikation i relation til bogføringen.

Bilagene skal opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, dvs. normalt først efter 3 år.

Bilag 7.1 - Budgetansvar, attestation og bogføring

7.3 Interne kontroller

Som hovedprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af det enkelte bilag. Interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Regelsæt for budgetansvar, attestation og bogføring, beskriver krav til interne kontroller omkring bogføringen.

Principperne for kontrol er følgende:

• kontrollerne udføres stikprøvevis som et led i budgetopfølgningen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af centret/ virksomheden selv.
• udførte kontroller og resultatet heraf skal dokumenteres
• tilsynet med de interne kontroller udføres af kommunens Team Finans og opkrævning.

Bilag 7.1 - Budgetansvar, attestation og bogføring

8.1 Generelt

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, lånoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter.

Reglerne godkendes af Byrådet.

Bilag 8.1 - Finansiel styring
Bilag 8.1.1 - Indtægter ved salg af reklame og ved sponsering

8.2 Betalingsformidling

Center for Koncernservice er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling.

Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer, som benyttes til betalingsformidling. Centerchefen for Center for Koncernservice kan dispensere fra denne regel, hvis der alene er tale om konti med begrænset indestående.

Center for Koncernservice skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene.

Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres.

Uanset bogføringssted foregår betalingsformidlingen centralr og i størst mulig omfang ved automatiske bankoverførsler eller lignende.

Bilag 8.2 - Fuldmagtforhold

8.3 Decentrale kasser

Oprettelse af decentrale kassefunktioner samt udbetaling af kasseforskud sker kun efter særskilt aftale med Center for Koncernservice.

For hver af sådanne kasser skal kontrollerne beskrives og tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

For at minimere antallet af kasseforskud kan Center for Koncernservice godkende, at der udbetales personlige forskud til dækning af småudlæg.

Bilag 8.3 - Afdelingskasser

8.5 Anvendelse af betalingskort

Center for Koncernservice kan ved behov for betalingskort til tjenstligt brug anskaffe et sådan kort til navngivne personer. Rejsekort og kontokort kan også benyttes som betalingsmiddel.

Centerchef for Center for Koncernservice er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af sådanne kort, samt brug af kortordninger.

Bilag 8.5 - Kontoordninger og betalingskort

8.6 Opkrævning, tilgodehavender og restancer

Center for Koncernservice er ansvarlig for, at der er udarbejdet en opkrævnings- og inddrivelsespolitik

Opkrævnings- og inddrivelsespolitikken skal godkendes i Økonomiudvalg og Byråd.

Økonomiudvalget fører tilsyn med tilgodehavender og restancer iflg. vedtaget regelsæt.

Bilag 8.6 – Opkrævning- og inddrivelsespolitik
Bilag 8.6.1 – Afskrivninger af tilgodehavender på debitorer

9.1 Generelt

Nedenstående bestemmelser gælder for anvendelse af IT i opgaver med relation til Kasse- og Regnskabsregulativet.

9.2 Begrebet systemejer og systemadministrator

Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra It-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder.

Jf. Næstved Kommunes Informationssikkerhedshåndbog baseret på ISO 27002 og afsnit 6.1.1. er sikkerhedsorganisationen opdelt med systemejer, dataejer, systemadministrator og It-ledelse. Der forefindes ydermere oplysninger om dette i Informationssikkerhedshåndbogens Bilag A ”Retningslinjer for systemejere”.

Alle systemer i Næstved Kommune tilhører en systemejer, som med udgangspunkt i et fagligt økonomisk ledelsesmæssigt ansvar har anskaffet et it-system til at understøtte opgavevaretagelsen. Systemet behøver ikke være et it-system, også anden systematisk behandling af personoplysninger, som ikke behandles i et it-system, tilhører en systemejer.

Systemejerskabet vil ofte falde sammen med det økonomiske budgetansvar for enheden.
Hierarkisk er systemejeren en centerchef eller en virksomhedsleder. Systemejeren kan også være en direktør.

Mere konkret har systemejeren ansvaret for, at der foreligger retningslinjer og instrukser for det pågældende system og at de bliver overholdt. I de tilfælde, hvor et system bliver anvendt i et andet center eller afdeling end systemejerens, er det chefen for det center eller afdeling, hvor systemet anvendes, der har ansvaret for, at retningslinjerne og instrukserne bliver overholdt.

Systemejer kan uddelegere hele opgaven eller dele af opgaven til en systemadministrator. Specielt i forbindelse med godkendelse af autorisationer kan systemejer uddelegere opgaven til den aktuelle brugeres nærmeste leder med personaleansvar.

9.3 Kvalitetskontroller

Systemejer har ansvaret for datakvaliteten. Er opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med. Systemejer kan uddelegere hele eller dele af opgaven.

Hvis hele eller dele af opgaven er uddelegeret, skal dette tydeligt fremgå af retningslinjer og instrukser for det specifikke It-system.

Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne.

Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver.

Systemejer skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol.

Systemejer har ansvaret for at definere kriterier for hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner.

Bilag 9.3 - Opkrævnings- og udbetalingssystemer, regler for kontrol ved anvendelse

9.4 Kontroller mod svig

Anvendelse af It-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke.

Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til It-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen.

Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmens retning, dvs. typisk ved skift af bankkonto.

Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder, men skal udføres som en fuldstændig kontrol.

Udførte kontroller og resultater heraf skal dokumenteres.

Bilag 9.3 - Opkrævnings- og udbetalingssystemer, regler for kontrol ved anvendelse

10.1 Sikring af kommunens aktiver

Center for Koncernservice er ansvarlig for, at der udarbejdes en It-sikkerhedspolitik, som bl.a. skal sikre værdier i form af It-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i It-sikkerhedspolitikken.

Center for Politik og Udvikling er ansvarlig for et it-system (ESDH-system) til håndtering af kommunes dokumenter og værdipapirer

10.2 Sikring af værdier tilhørende andre

På de virksomheder, hvor Næstved Kommune opbevarer eller administrerer borgeres værdier gælder særlige regler. Reglerne tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og er specificeret i nedenstående bilag.

Ændring af reglerne skal godkendes af Økonomiudvalget.

Bilag 10.2 - Registrering, opbevaring og administration af borgernes midler
Bilag 10.2.1 - Kostkasser i Leve-bo miljø på ældreområdet

10.3 Indkøbspolitik

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter.

Centerchefen for Center for Politik og Udvikling har ansvaret for, at der er udarbejdet en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler.

Center for Politik og Udvikling har ansvaret for at indgå indkøbsaftaler.

Ansvaret for at leve op til intentioner og mål i politikken er et linjeansvar, dvs. tæt forbundet med budgetansvaret.

Indkøbspolitikken skal godkendes i Økonomiudvalg og Byråd.

Bilag 10.3 - Indkøbs- og udbudspolitik

10.4 Udbudspolitik

Centerchefen for Politik og udvikling er ansvarlig for, at der er udarbejdet en udbudspolitik.

Udbudspolitikken skal godkendes i Økonomiudvalg og Byråd.

Bilag 10.3 - Indkøbs- og udbudspolitik

10.5 Leje og leasingkontrakter

Centerchefen for Center for Koncernservice er ansvarlig for, at der er udarbejdet retningslinjer vedr. leje og leasingkontrakter.

Retningslinjerne skal godkendes af Økonomiudvalget og Byråd

Bilag 10.5 - Leje- og leasingaftaler

10.6 Forsikrings-, risikostyrings- og sikringspolitik

Økonomiudvalget er ansvarlig for, at der er udarbejdet en politik på ovenstående områder.

Kommunens Risikokoordinator er ansvarlig for at udarbejde oplæg hertil, og for at udmønte politikkerne i praksis.

Bilag 10.6.1 - Forsikringspolitik
Bilag 10.6.2 - Risikostyringsstrategi
Bilag 10.6.3 - Sikrings- og Forebyggelsesplan

Nærværende regelsæt gælder fra 1. januar 2007, godkendt i Sammenlægningsudvalget den 20. november 2006

I forbindelse med organisationsændring den 1. september 2012 er regelsættet redaktionelt ændret i 1. kvartal 2013. Samtidig er der indføjet et nyt punkt 8.6 Opkrævning, tilgodehavender og restancer.

Efterfølgende er Kasse- og regnskabsregulativet rettet til i forbindelse med sammenlægningen af tidligere bilag 3.2 Generelle regler for selvforvaltning, bilag 5.3 Regler for budgetkontrol og bilag 5.6 Drifts- og anlægsoverførsler. Bilagene er sammenskrevet til bilag 3.1 Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres.

Kasse- og regnskabsregulativet er senest ændret i november 2019 afledt af nyt økonomisystem, nye organisationsbetegnelser og en opdatering afledt af ændringer i bilagene. Godkendt i Økonomiudvalg den 9. december 2019 og Byrådet den 18. december 2019.

Bilagsfortegnelsen er senest opdateret i november 2019